10 SARAN BERSOPAN-SANTUN DALAM BER-EMAIL
Zoran Todorovich
Bagi sebagian besar orang, email tampaknya menjadi rahmat sekaligus bencana.
Email dapat menghemat biaya komunikasi,
terutama pada orang-orang yg jarang berhubungan dengan kita. Namun, dapat
membuat kita menderita dengan menerima banjir
“spam email”. Tidak banyak hal yang bisa kita lakukan untuk menghadapi para
“spammers” ini kecuali terus-menerus
melaporkannya pd “network administratur” kita. Bagaimanapun, dalam melakukan
korespondensi pribadi, kita seyogyanya tetap
bersopan-santun untuk menjaga hubungan baik.
Berikut 10 saran bersopan-santun dalam ber-email ria :
1. Benahi susunan email “forwards” anda.
Bila anda ingin memforward sebagian atau seluruh pesan pada pihak lain, maka
luangkan sedikit waktu anda untuk menghapus
tanda yang biasanya muncul. Seperti tanda “>” dsb.
2. Gantilah “Subject” atau Judul email bila topik pembicaraan
anda berubah.
Seringkali setelah saling bertukar email beberapa kali, topik pembicaraan
berubah dari aslinya, namun “subject” atau judul
email belum juga diganti. Akan jauh lebih mudah untuk melacak email yang masuk
bila “subject” disesuaikan dan dapat
mencerminkan isi email yang sedang anda tulis.
3. Hapuslah pesan reply yang tidak perlu.
Beberapa program email secara otomatis memunculkan isi email yang terdahulu bila
anda sedang membalas/mereplynya. Ada
baiknya anda menghapus pesan tersebut dan hanya tinggalkan pesan yang
benar-benar anda anggap perlu.
4. Jangan teruskan surat berantai.
Anda tentu merasa terganggu dan jengkel bila seseorang mengirimi anda sebuah
email tentang humor atau cerita-cerita,
kemudian meminta anda untuk meneruskannya dengan segera pada 10 teman anda yang
lain, atau bila tidak maka anda akan ketiban
sial. Mengapa anda juga bermaksud mengganggu dan membuat orang lain jengkel bila
anda meneruskan email semacam ini? Hapus
saja dengan menekan tombol “delete”.
5. Hormati privacy orang lain.
Ini termasuk juga alamat email mereka. Bila anda sedang mengirim email ke
sejumlah orang yang mungkin satu-sama- lain tidak
saling mengenal, gunakan “bcc” atau “blind carbon copy ” agar alamat-alamat
email mereka tidak saling diketahui.
Bila anda mudah mengirim email ke banyak alamat sekaligus tanpa mempertimbang –
kan saran ini, maka bersiap-siaplah untuk
dikomplain karena mereka menerima spam.
6. Jangan melakukan spam.
Mungkin saja anda tidak sengaja melakukannya, tetapi banyak orang tidak
menyadari jika mereka menggunakan alamat-alamat
email yang mereka dapat dari “forwarded email”, kemudian menggunakannya tanpa
permisi, ini termasuk bentuk spam.
7. Jangan berteriak-teriak.
Menulis dengan mengaktifkan huruf besar (tombol “Caps Lock”) dapat diartikan
sebagai pertanda kemarahan. Orang mungkin
menganggap anda sebagai pengguna internet yang tidak baik, atau tidak sopan sama
sekali.
8. Jangan mudah “terbakar”, over-reaksi, atau terburu-buru menghapus suatu email
tanpa berusaha memikirkannya dgn baik.
Dalam bahasa tulis, kita memiliki waktu untuk memikirkan bagaimana kita merespon
atas sesuatu email yang membuat kita
marah. Begitu juga dengan beremail ria. Bila anda merasa dipenuhi dengan emosi
yang kuat, kemudian menulis balasan dengan
emosional pula, maka sebaiknya jangan keburu anda
kirim email tersebut. Simpanlah dulu dalam “draft folder” selama beberapa hari
untuk dibaca ulang.
Banyak persahabatan yang hancur gara-gara terburu-buru menanggapi suatu email
tanpa berusaha memikirkannya dengan
bijaksana.
9. Bersabarlah dalam menunggu “reply”.
Ketahuilah, orang tidak hanya hidup dengan internet.
Mereka mungkin tidak membalas email anda dengan segera.
Masih banyak orang yg men-cek email mereka seminggu sekali.
10. Akuilah bahwa tidak semua orang senang menerima segala yang anda anggap
lucu.
Jangan terus-menerus mengirimkan sesuatu pada mereka yang tidak pernah
membalasnya, meskipun dengan ucapan terima kasih.
Jangan lupa: Luangkan waktu juga untuk memikirkan apa yang kita forward kan dan
kepada siapa kita mem-forwardkan suatu
email. Tidak semua orang setuju atau suka dengan materi yang kita forwardkan.
Untuk orang-orang tertentu, subyek-subyek tertentu (yang kita anggap lucu dan
menarik atau ringan) bisa jadi sangat
sensitif dan serius!!
(diadaptasi dari The Top 10 E-mail Courtesy Suggestions,
Zoran Todorovich) On Eagle’s Wings